Bilgi Teknolojileri (BT) Projelerinde Dış Kaynak Kullanımı

Amaç:

Araştırmanın amacı; Dış Kaynak Kullanımı konusunu olabildiğince bütün yönleri ile araştırarak elde edilen bilgiler ile bu kavramın kurumlara olan katkısının en yüksek seviyede olmasını sağlamaktır.

Dış Kaynak Kullanımı pek çok alanda kullanılmaktadır. Konu Bilgi Teknolojileri alanında Dış Kaynak Kullanımı olarak sınırlandırılmıştır.

Araştırma Metodu:

Dış Kaynak Kullanımı kavramı, kısa bir giriş ve tanım bölümünün ardından soru ifadesinden oluşan konu başlıkları altında incelendi. Konunun çok karmaşık olması ve her bir duruma göre karar vericilerin kararını etkileyebilecek pek çok faktör olması bu metodun kullanılmasında etkili oldu.

Giriş:

İşletmelerin verimlilik ve kârlılığını artırmak söz konusu olduğundan nedense her kavram tek başına arzu edilen verimlilik ve kârlılığı sağlamada tek başına yeterliymiş gibi anlatılmaktadır. Fakat gerçek durum bundan çok farklıdır. Başarı ancak bütün kavramların doğru anlaşılması ve işletme için en uygun şekilde ve birlikte kullanılması ile mümkündür.

Toplam Kalite Yönetimi, Kurumsal Kaynak Planlama, Kalite çemberleri, EFQM Mükemmellik Modeli,  Dış Kaynak Kullanımı v.s. gibi pek çok kavramın açıklamalarında her bir kavramın işletmenin verimlilik ve kârlılığına olan olumlu etkileri aynı vurgu ile kuvvetli bir şekilde ifade edilmektedir.

Rapora esas olan Dış Kaynak Kullanımı kavramı da işletmelere verimlilik, karlılık vs. pek çok faydasının olduğu ifade edilmektedir. Unutulmamalıdır ki Dış Kaynak Kullanımı; bilgi sistemlerinde verimliliği ve kârlılığı sağlamanın tek ve zorunlu yolu değildir.

Tanım:

Dış Kaynak Kullanımı kaynakların çoğunda  “İşletmenin kendi ana işi dışındaki konularda başka şirketlerden hizmet alarak toplamda işini daha iyi yönetmesi” olarak tanımlanmaktadır.

Bu tanım daha çok Dış Kaynak Sağlayıcılarının bakış açısını yansıtmaktadır. Bu tanıma göre işletmenin ana işinin ne olduğu sorusunun cevabı kritik öneme sahiptir. Bu kritik soruya doğru cevap verilemediğinde işletmenizin kötü bir dış kaynak kullanıcısı olması ve faydadan çok zarar görmesi kaçınılmazdır.

Dış Kaynak Kullanımını bir yeniden yapılanma modeli, bir yönetim felsefesi ve bir iş yönetme biçimi olarak görmek daha doğru bir yaklaşımdır. İşlerin en mantıklı yer neresiyse orada yapılması esas olmalıdır. Mantıklı olan yerin neresi olduğu ise karar mercilerinin pek çok faktörü dikkate alarak ve özenle düşünerek alacağı kararlar ile mümkündür.

İşletmeler açısından konunun bir diğer boyutu da; işletmenin Dış Kaynak kullanıcısı olabildiği gibi Dış Kaynak Sağlayıcısı da olabileceğini düşünmektir. Özellikle yazılım gibi rekabet avantajı sağlayan ve üretilen hizmetlere farklılık yaratabilen bir uzmanlık alanı işletmeyi potansiyel bir Dış Kaynak Sağlayıcısı yapabilir.

Dış Kaynak Kullanmanın Nedenleri Nelerdir?

• Maliyetleri azaltmak: Dış Kaynak Sağlayıcının söz konusu işi benzer başka işler ile beraber yapmasından kaynaklanan sürümden kazanma faktöründen elde edilir.
• İşletmeye esneklik ve çeviklik kazandırmak.
• Operasyonel verimliliği artırmak: Ana işe odaklanarak işletmeye rekabet avantajı kazandırmak
• Hizmet kalitesinin iyileştirilmesi: Dış Kaynak Sağlayıcının söz konusu işi daha iyi yapabilecek tecrübe, personel ve kapasiteye sahip olması durumunda anlamlıdır.
• Rutin işlerin Dış Kaynak Kullanımı ile yapılması, BT personeline kurum için katma değer sağlayacak işlere odaklanma fırsatı verir.
• Uzmanlık gerektiren işlerin yapılması:
• Dış Kaynak sağlayıcıları elemanlarına iş hacimleri dolayısıyla ileri düzey eğitim programları sağlama imkânlarına sahipler. Bu elemanlar farklı projelerde benzer işler yaptıklarından tecrübeleri de daha fazla olabilmektedir.
• Projelerin; zaman, maliyet ve kalite ölçütlerinde kontrol altına alınabilmesi.
• Proje risklerinin Dış Kaynak Sağlayıcı firma ile paylaşmak ve iş sonuçlarını garanti altına almak.

Dış Kaynak Kullanımında Sorulması Gereken Sorular Nelerdir?

• İşleri kendi çalışanlarınızın yapması rekabetçi bir avantaj sağlıyor mu?
• Coğrafi kısıtlamalar var mı?
• Eleman sayınız işin yapılması için yeterli mi?
• Elemanlarınızın bilgi ve tecrübeleri işin yapılmasına yeterli mi? Sistem Analistleri, Programcılar, Mühendisler, Teknisyenler vs. bilgi ve beceri durumları nelerdir?
• BT elemanlarının kabiliyetlerini artırmak için politikalar yapılmış mıdır?
• Her bir BT elemanının performansı takip edilmekte midir?
• BT biriminizin yapılanması nasıldır?
• BT biriminizin gelecekteki yapılanması için öngörüler nelerdir?
• Hangi işler dış kaynak kullanımı ile yapılmıştır ve yapılmaktadır. Gerekçeleri nelerdir? Bu gerekçeler halen devam etmekte midir? Gerekçelerin ortadan kalkması için neler yapılmıştır veya bir şeyler yapılması gerekmekte midir?

Dış Kaynak Kullanım Kararı Verilirken Nelere Dikkat Edilmelidir?

• Dış Kaynak Kullanımı kararı acelece alınacak bir karar değildir. Bu kavram doğru anlaşılmalı ve uygulanmalıdır. Dış Kaynak Kullanımının avantajları olduğu gibi dezavantajları da vardır.
• Şirketteki BT ekibinin Bilgi Teknolojilerini nasıl kullanılacağını çok iyi bilmeleri gereklidir.
• Dış Kaynak Kullanımı kararı sadece BT ekiplerinin kararı ile değil BT ekibi, iş süreçleri sahipleri ve üst yönetimin birlikte karar vermesi ile olmalıdır.
• Hiçbir Dış Kaynak Sağlayıcısı bir işletmenin BT iş biriminin yerini tamamıyla alamayacaktır.
• Eğer tüm BT bölgelerini aynı dış kaynağa verirseniz başarısızlık kaçınılmaz olacaktır. BT ihtiyaçlarını dev bir anlaşma ile tek bir firmaya yaptırmaya çalışmamalıdır. En azından iki dış kaynak firması ile bağlantıda olup onları devamlı birbiri ile rekabet halinde bırakmak daha akıllıcadır.
• BT süreçleri ayrı ayrı parçalara ayrılmalı, hangilerinin işletme kaynaklarıyla yapabileceği ya da yapılması gerektiği ve hangilerinin uzman bir ortakla gerçekleştirilebileceği analiz edilmelidir. Sorunlu süreçlerin dış kaynağa verilmesinden kaçınılmalıdır.
• Bir iş süreci ya da görevin tam olarak neye ihtiyaç duyduğu anlaşılmışsa; işletme kaynaklarının bu projeyi gerçekleştirmek için yeterli olup olmadığı veya nereye kadar yeterli olduğu ve hangi şekilde yapılması gerektiği bilinebilir.
• Çoğu işletme iş süreçlerini, kalitelerini ve verimliliklerini incelemeden Dış Kaynak Kullanma eğilimindedir. Bu işletmeler genellikle dış kaynak sağlayıcılarının işlerini kendileri için çözmelerini ümit ederler ve buna göre şartname hazırlarlar. Eğer bir problemi dış kaynağa verirseniz, bu problem; problem olmaya devam edecektir.
• Dış kaynak firmaları her zaman birlikte çalışabilmeye yatkın değildir. Birbiri ile ilgisi olan işler dışarıya yaptırılırken, anlaşmalar öyle hazırlanmalıdır ki, iş ortaklarınız (Dış Kaynak Sağlayıcıları) ortak paydaları olan raporlar yapabilmeli ve çakışan alanlarda birlikte çalışarak çözüm üretebilmelidirler.
• Dış Kaynak Sağlayıcıları ile başarılı bir işbirliğinin anahtarı, karşılıklı güven ortamının oluşturularak kazan-kazan ilkesinin işlerliğini sağlamaktır. Sorumluluklar çok iyi tanımlanmalıdır. Karşılıklı güvenin kurulamadığı veya daha iş verilmeden cevabı verilememiş soruların olduğu durumlarda Dış Kaynak Kullanımı kararı verilmemelidir.
• Dış Kaynak Sağlayıcı firma, kaliteye yatırım yapmaktan çekinmeyen, kalifiye personeli kendisine çekebilen, kurumsal kültürü oturmuş köklü bir firma olmalıdır. Firma; zamanında hizmet veremediği durumlarda işletmenizin uğrayacağı zararları ödeyebilecek büyüklükte olmalıdır.
• Dış Kaynak Kullanımı kararının, işletmede BT biriminin teşkilat şemasına ve BT elemanlarının görev ve sorumluluklarına olan etkilerinin neler olacağı konuları açıklığa kavuşturulmalıdır.

Dış Kaynak Kullanımının Sorunları Nelerdir?

• Çalışanlar direnç gösterebilir.
• Çalışanların motivasyonları azalabilir.
• Çalışanların yeterlilikleri düşebilir.
• Çalışanların işe olan kontrolleri ve hâkimiyetleri kaybolabilir.
• Dış Kaynak Kullanımı şartnamelerinde, işletme ihtiyaçlarının doğru ve yeterli bir şekilde tanımlanmaması sorunlara neden olabilir.
• Dış Kaynak Kullanımı, belirli konularda firma bağımlılığına neden olur. Firma desteğinin devamlı sağlanabilirliğinin sorgulanması gereklidir.
• İşletmede, sadece durum o an için öyle gerektiğinden acelece dışarıya verilen ve bütünün bir parçası olarak planlanmayan Dış Kaynak Projeleri öyle bir hale gelebilir ki, bu durumda BT yöneticisi veya yöneticileri, koordine olmayan birçok Dış Kaynak Sağlayıcısını yönetmek zorunda kalarak iş yapamaz hale gelirler.
• Dış Kaynak Kullanımı ile işletmenin BT altyapılarını, verilerini ve varlıklarını Dış Kaynak Sağlayıcı firmaya açıyor olmaları büyük bir risk faktörüdür.
• İşletme BT elemanlarının dış kaynak modeline göre ihtiyaç belirleme ve şartname hazırlamada bilgi ve tecrübe sahibi olmamaları hizmet alımı süreci içerisinde firma ile pek çok problemin ortaya çıkmasına neden olacaktır. Anlaşmazlığa düşen tarafların hukuki yollara başvurmaları ihtimali vardır.
• Dış Kaynak Sağlayıcısı firma ile olan ilişkinin herhangi bir nedenle sona ermesi durumunda (İş bitince, gelişme tamamlanınca veya firmanın faaliyetini durdurması vs.) firma elemanlarının öğrendiği her şey kurumun uhdesinden çıkacaktır. Bu durumlarda projenin ihtiyaç duyduğu destek ve bakım maliyetleri, işletmeyi işin yeniden yapılmasından bile daha pahalıya gelebilecek süreçler ile karşı karşıya bırakabilir.
• İşletme kültürünün, beklentilerin ve ihtiyaçların devamlı değişiyor olması ve bu nedenlerle gelen revizyon ve yeni program talepleri Dış Kaynak Sağlayıcısı firma ile olan ilişkilerin yeniden sorgulanmasına neden olabilecektir.
• Kriz dönemlerinde neler yapılacağı sözleşmede yer almadığı durumlarda Dış Kaynak Sağlayıcısı firma ile işletme arasında sürtüşmeler yaşanabilir.
• Dış Kaynak Sağlayıcısı firmanın, ekonomide yaşanma ihtimali olan finansal belirsizlikleri hesap edememesi ve bu etkilerin sözleşmedeki risk unsurunu artırıcı sonuçları Dış Kaynak Kullanımı Projesini olumsuz etkiler.

Sonuç:

İşletmelerin işlerini yapmaya talip olan Dış Kaynak Sağlayıcı firmalar da birer işletmedir. Onların amacı da müşterilerinin sayısını artırarak verimlilik ve kârlılığa ulaşmaktır. Bu firmaların talip oldukları işleri İşletmelerin kendi kaynaklarından daha iyi yapıp yapamayacağı veya doğru Dış Kaynak Sağlayıcı firma olup olmadığı cevaplanması gereken en önemli sorulardır.

Çoğu firma “Müşteri daima haklıdır.”, “Müşteriye duymayı beklediklerini söyle” gibi yanıltıcı ve yönlendirici pazarlama taktikleri kullanmaktadır.

Özel sektörde Dış Kaynak Kullanımı kararı daha esnek, hızlı ve radikal bir şekilde verilebilmektedir. Kamu işletmeleri tarafında yasal zorunluluklar nedeniyle uyması gereken prosedürler bütün olumlu çabalara rağmen yanlış sonuçlara ulaşılmasına neden olabilmektedir.

Bilgi Teknolojileri, işletmelerin iş hedeflerine uygun bir şekilde yönetilmelidir.

İşletmelerin, sahip oldukları iş süreçlerini değerlendirmekten daha fazlasını yapmaya ihtiyaçları vardır. Gelecekte sahip olmak istedikleri iş süreçleri hakkında da kafa yormaları gerekmektedir.

Sadece bu iş süreçlerini belirlemek yeterli değildir. Her iş sürecinin de özel görevlere parçalanması gerekmektedir. İşi çok küçük parçalara ayırmak işin esasını kaybetme riskini de beraberinde getirebilir. Bu etkiye de dikkat edilmelidir.

Eğer bir işletme iş süreçlerinin her ayrıntısını anlayan bir grup programcıya sahipse, işletmeye rekabetçi bir avantaj sağlayan harika uygulamalar ortaya çıkartabilir. Bu durumda tüm uygulama geliştirme sürecini dış kaynak yöntemiyle çözmeye çalışmak umutsuz bir girişim olabilir.

Ancak uygulama gelişim süreçleri parçalara ayrılırsa, şöyle bir sonuç elde edilir: Gereksinim belirleme, fonksiyonel tasarım, fiziksel tasarım, inşa, test ve konuşlandırma. İşletmenin iç kaynaklarının bu süreçlerin tamamında en iyi olma durumları yoktur. Süreçleri görevlere ayırmak karar vericilere, işin hangi parçalarının en iyi nerede yapılacağı konusunda karar almalarına yardım eder.

İşletmenin BT kaynaklarını en iyi seviyede anlaması ve nasıl kullanacağını bilmesi, işletmeyi aynı zamanda iyi bir dış kaynak müşterisi yapar.

İşletmede dış kaynak sağlayıcı firmalarını ve üzerinde çalıştıkları projeleri yakından takip eden bir üst seviye pozisyon oluşturulmalıdır. İşletmenin bu pozisyonda üst seviye çalışanlara sahip olması, iş kararlarını işletmede sahip olunmayan imkânlarla yapılabilmesine yardımcı olur.

İşletmede Dış Kaynak Kullanımının artması zaman içerisinde BT Uzmanlarının konumunu da uygulayan ve sorunları çözen kişiler olmaktan çıkaracak; işletmesi için en doğru olanı seçen, uygulatan, denetleyen, performansı ve verimliliği gözleyen, gerekli önlemleri alan ve stratejik kararları veren bir noktaya doğru kaydıracaktır.